Niszczenie dokumentów – 4 bardzo ważne aspekty

Wraz z 25 maja 2018 roku w życie weszło rozporządzenie o ochronie danych osobowych, zwane inaczej RODO. Rozporządzenie to wprowadziło szereg zmian, a także nowych przepisów dotyczących przechowywania, przetwarzania,...

Wraz z 25 maja 2018 roku w życie weszło rozporządzenie o ochronie danych osobowych, zwane inaczej RODO. Rozporządzenie to wprowadziło szereg zmian, a także nowych przepisów dotyczących przechowywania, przetwarzania, a także niszczenia dokumentów zawierających dane osobowe obywateli zamieszkujących kraje UE. Jakie zmiany weszły w życie i w jaki sposób należy przeprowadzić niszczenie dokumentów, aby nie narazić swojej firmy na ogromne straty?

Zmiany dotyczące przechowywania, przetwarzania i niszczenia danych osobowych

W myśl nowych przepisów każda firma przechowująca dane obywateli na terenie krajów UE zobligowana jest do tego, aby przestrzegać przepisów wskazanych w RODO. Informacje o rozporządzeniu trafiły na strony największych gazet dzięki ogromnej ilości wiadomości e-mail, które adresowane były przez różnego rodzaju przedsiębiorstwa do osób prywatnych, w celu uzyskania zgody o przetwarzaniu danych w myśl nowej ustawy. W skrócie firmy próbowały dotrzeć do swoich kontrahentów po to, aby uzyskać nową zgodę na dalsze przetwarzanie danych zgodnymi ze zmianami dokonanymi w polityce prywatności na wszelkich stronach internetowych. W sytuacji braku uzyskania zgody następowały ogromne problemy z niszczeniem dokumentacji.

Rygorystyczność RODO a bezpieczeństwo danych

Warto mieć na uwadze to, że rozporządzenie RODO wprowadzone zostało po to, aby ułatwić zarówno przechowywanie, ja i zarządzanie danymi. Do kluczowych czynników w przepisach RODO zaliczyć można wzmiankę o tym, aby firmy stosowały bardziej rygorystyczne podejście do naruszeń danych, a także zwiększyły bezpieczeństwo przechowywania danych kontrahentów. Niewykonanie lub wszelkie zaniedbania tej kwestii mogą skutkować ogromną grzywną, która może wynosić nawet 20 mln euro. Kwota ta może zostać zmieniona także na wysokość 4% globalnych obrotów danej firmy. Wybór grzywny uzależniony jest od tego, która wysokość grzywny będzie większa. Jednym ze sposobów na to, aby chronić się przed karą, jest prawidłowe niszczenie dokumentów. W tym celu warto skorzystać z usług profesjonalistów, takich jak firma Rhenus Data Office Polska, którzy świadczą usługi:

  • niszczenia informacji,
  • osuszania dokumentów i akt,
  • utylizacji sprzętów cyfrowych,
  • bezpiecznego przewożenia dokumentacji,
  • archiwizowania i przechowywania,
  • kancelarii cyfrowej,
  • BPO/BPM Software robotów,
  • skanowania i digitalizacji i wielu innych.

Niszczenie dokumentów- 4 bardzo ważne aspekty

 

  • Zrewidowanie alokacji gromadzenia danych (z uwzględnieniem dokumentów papierowych)

Na początku należy opracować plan, który umożliwi prawidłowe przechowywanie, przetwarzanie, a także niszczenie dokumentów. Na początku warto dokonać przeglądu całych procedur przetwarzania danych, aby lepiej zrozumieć tę kwestię. Na początku może wydawać się to proste, jednak czynności te są stosunkowo skomplikowane. W pierwszej kolejności należy założyć, że wszystkie dane, które znajdują się w poszczególnych plikach firmy, znajdują się na jej wewnętrznym serwerze. W wielu przypadkach istnieją one także w wielu innych miejscach, także na prywatnych urządzeniach, jak laptopy i telefony podłączonych do jednego serwera. Dane kontrahentów mogą być także przechowywane w tradycyjnej, papierowej formie. Nie należy o nich zapominać! Bez uwzględnienia bezpiecznego procesu ich niszczenia, mogą powstać ogromne problemy z RODO.

  • Zdefiniowanie reguł niszczenia dokumentów w sposób bezpieczny

W kolejnym kroku należy stworzyć politykę niszczenia wszelkich dokumentów na papierze po upewnieniu się, iż procedury te są rozumiane przez zatrudnioną kadrę. Przed opuszczeniem pracownika do stanowiska pracy warto wyjaśnić nie tylko zasady, ale także to, dlaczego warto ich przestrzegać. W celu rozjaśnienia sytuacji można stworzyć plakat przedstawiający sposoby bezpiecznego niszczenia dokumentów. Polityka niszczenia powinna określać przypadki, w których osoby zatrudnione, które mają kontakt ze zbędnymi dokumentami, mogą je w bezpieczny sposób zniszczyć, przy jednoczesnym uniemożliwieniu składowania dokumentacji i udostępniania jej osobom trzecim. Warto zatrudnić jednak wyspecjalizowaną kadrę, która zniszczy wszelkie dokumenty z zachowaniem wszelkich wymaganych poziomów bezpieczeństwa.

  • Czy stosowanie niszczarek jest zgodne z RODO?

RODO nie określa wielkości ścinków, aby niszczenie dokumentacji było zgodne z prawem. Skorzystanie z usług profesjonalnej firmy sprawia jednak, że niszczenie dokumentów jest zgodne ze standardowymi procedurami, a ścinki uzyskane po procesie niszczenia nie są w stanie być wykorzystane i odczytane w żaden sposób. Wszystko uzależnione jest jednak od wielkości firmy. Profesjonale firmy, które wykonują niszczenie dokumentów, sprawdzą się w przypadku dużych firm, natomiast w niewielkim przedsiębiorstwie wystarczy niszczarka biurowa.

  • Wybór firmy niszczącej dokumenty

Przedsiębiorcy zarządzający dużymi firmami powinni przemyśleć skorzystanie z usług profesjonalistów. Przed podjęciem decyzji o wyborze konkretnej firmy warto zapoznać się z zasadami niszczenia, a także opcją transportu dokumentów, co przydatne może okazać się w momencie przenoszenia miejsca działalności firmy.

Kategorie
Prawo
Brak komentarzy

Zostaw odpowiedź

*

*

Podobne wpisy