Jakie korzyści daje elektroniczny obieg dokumentów?

Problemy związane z zarządzaniem dokumentacją wywierają ogromny wpływ zarówno na codzienne funkcjonowanie przedsiębiorstwa, jak również ma przełożenie na ogólną efektywność jego działania, jakość realizowanych usług i osiąganie bardziej długofalowych...

Problemy związane z zarządzaniem dokumentacją wywierają ogromny wpływ zarówno na codzienne funkcjonowanie przedsiębiorstwa, jak również ma przełożenie na ogólną efektywność jego działania, jakość realizowanych usług i osiąganie bardziej długofalowych celów. Nic więc dziwnego, że coraz więcej świadomych i podążających za duchem czasu firm decyduje się na wdrożenie dedykowanych systemów do digitalizacji dokumentów i usprawnienia zarządzania ich przepływem w organizacji, czyli elektronicznego obiegu dokumentów. Pozwala on w prosty i szybki sposób wyeliminować większość problemów związanych z zarządzaniem dokumentacją zarówno w praktycznie każdej firmie – niezależnie od jej wielkości, branży czy profilu działalności.

Elektroniczny obieg dokumentów kontra tradycyjne zarządzanie dokumentacją

Dokumenty są jednym z niezbędnych elementów prowadzenia każdej działalności gospodarczej. Jeszcze do niedawna wszystkie firmy były skazane na korzystanie z tradycyjnego modelu obiegu dokumentów, w którym większość czynności było realizowanych manualnie. Same dokumenty natomiast trafiały i wychodziły z firmy w klasycznej postaci papierowej. Takie rozwiązanie stwarzało bardzo duże ryzyko przypadkowego zgubienia, zniszczenia czy przeoczenia dokumentów – nie wspominając o wycieku wrażliwych czy poufnych danych.

Tradycyjny obieg dokumentów znacząco spowalniał pracę firmy oraz odciągał uwagę jej pracowników od dużo istotniejszych kwestii. Wynikało to głównie z konieczności poświęcania sporych ilości czasu na przeszukiwanie archiwum w celu dotarcia do potrzebnego w danej chwili dokumentu, jego osobistego przekazania w ręce innego pracownika oraz nadaniu pismu właściwego biegu – wszystko to wymagało czasu, energii oraz często odbywało się kosztem realizacji ważniejszych projektów.

Tradycyjne podejście i sposób organizacji zarządzania dokumentami, owocował tym, że w wielu firmach wprost piętrzyły się stosy papierów – często składowane bez większej kontroli na biurkach pracowników, którzy chcieli mieć je w danym momencie „pod ręką”. Z jednej strony, taki stan rzeczy generował szereg tzw. podatności, a z drugiej – przekładał się na wysokie koszty drukowania w firmie i negatywnie wpływał na kwestie związane z ekologią i ochroną środowiska.

Rozwój nowoczesnych technologii informatycznych dla biznesu, szczególnie dobrze widoczny w ostatnim dziesięcioleciu, sprawił, że obecnie firmy nie są już skazane na korzystanie z przestarzałego oraz problematycznego obiegu dokumentów w wydaniu klasycznym. Mogą skutecznie pozbyć się zbędnych dokumentów w formie papierowej z biura oraz diametralnie usprawnić zarządzanie dokumentacją i realizację zadań z nią związanych. Z pomocą w tej kwestii przychodzi im bowiem elektroniczny obieg dokumentów, który pozwala wyeliminować praktycznie wszystkie kluczowe problemy związane z tym obszarem. Elektroniczny obieg dokumentów jest realizowany za pomocą nowoczesnych systemów zarządzania dokumentacją (z ang. Document Management System – DMS), które pozwalają na sprawne, szybkie oraz wydajne zarządzanie obiegiem dokumentów.

Dlaczego warto wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w firmie?

W dzisiejszych czasach korzystanie z elektronicznego obiegu dokumentów wydaje się najbardziej oczywistym, naturalnym oraz korzystnym rozwiązaniem. W praktyce jednak wielu przedsiębiorców waha się z wdrożeniem tzw. document workflow obawiając się związanego z tym chaosu, konieczności przyzwyczajenia się do nowych rozwiązań oraz kosztów zakupu, wdrożenia, utrzymania i rozwoju nowego systemu. Warto jednak uświadomić sobie, że korzyści płynące z elektronicznego obiegu dokumentów znacznie przewyższają powyższe nakłady czasowe i finansowe, przynosząc firmie szereg oszczędności i innych pozytywnych zmian.

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala znacząco usprawnić funkcjonowanie przedsiębiorstwa oraz zwiększyć efektywność praktycznie wszystkich prowadzonych przez nie działań. Ograniczeniu ulega praca wykonywana manualnie, gdyż wszystkie firmowe dokumenty są dostępne w wersji elektronicznej – proces wyszukiwania potrzebnych pism trwa zaledwie kilka sekund. W elektronicznym obiegu dokumentów wszystkie pisma przechowywane są bowiem w cyfrowych zasobach firmy, do których dostęp można uzyskać z różnych miejsc oraz urządzeń – z poziomu interfejsu DMS. Firma nie jest już zmuszona do utrzymywania fizycznego archiwum, opłacania pracowników odpowiedzialnych za utrzymywanie w nim porządku, znacznemu ograniczeniu ulegają także wydatki ponoszone dotychczas na zakup materiałów papierniczych, tuszu i utrzymanie rozbudowanej infrastruktury sprzętowej.

Elektroniczny obieg dokumentów daje także znacznie lepszą kontrolę nad dostępem do poszczególnych plików. Pozwala to lepiej chronić poufne dane, które mogą być odczytywane i modyfikowane jedynie przez użytkowników posiadających odpowiednie uprawnienia. Możliwość skonfigurowania mechanizmów weryfikacji pozwala natomiast na zwiększenie zakresu monitorowania i kontrolowania procesów związanych z dokumentacją, co ogranicza możliwe nadużycia do absolutnego minimum. Istotną korzyścią jest także skrócenie czasu procesowania dokumentów – elektroniczny obieg dokumentów pozwala bowiem na sprawne i szybkie przekazywanie dokumentacji między poszczególnymi uczestnikami procesu oraz jej przesyłanie zarówno wewnątrz przedsiębiorstwa, jak i do odbiorców zewnętrznych. Co więcej zaawansowane rozwiązania DMS umożliwiają zautomatyzowanie przepływu dokumentów i zadań z nimi związanych (workflow), dzięki czemu pracownicy realizujący procesy biznesowe nie muszą się każdorazowo zastanawiać, co z danym dokumentem powinni zrobić i do kogo skierować w dalszej kolejności, bo to system prowadzi ich „za rękę”, wg skonfigurowanych odgórnie scenariuszy, procedur i reguł. Ich praca przebiega wtedy sprawniej, szybciej, spokojniej, a przy tym poprawniej. Również z perspektywy wizerunku firmy w oczach kontrahentów i pracowników, biuro bez papieru, a za to z wdrożonymi nowoczesnymi rozwiązaniami technologicznymi prezentuje się znacznie korzystniej.

Jak czerpać jeszcze więcej korzyści z elektronicznego obiegu dokumentów?

Jak widać, elektroniczny obieg dokumentów oferuje wiele przydatnych możliwości, które doceni praktycznie każda firma dążąca do poprawy jakości pracy oraz systematycznego rozwijania swojej działalności. Czerpanie maksimum korzyści z elektronicznego obiegu dokumentów jest jednak osiągalne pod warunkiem wyboru odpowiedniego, wysokiej klasy oprogramowania do zarządzania workflow i obiegiem dokumentów w firmie. Aktualnie, przedsiębiorcy w praktyce mają do wyboru trzy opcje: gotowe rozwiązania pudełkowe, systemy tworzone (pisane przez programistów) dla nich od zera oraz platformy niskokodowe (tzw. low-code lub low-to-no-code).

Poszukując systemu DMS, który będzie idealnie dostosowany do ewoluujących w czasie potrzeb przedsiębiorstwa, szczególną uwagę warto zwrócić na najbardziej funkcjonalne i przyszłościowe rozwiązania, wśród których prym wiodą elastyczne i wyposażone w szereg innowacyjnych funkcji i mechanizmów platformy low-code. Pozwalają one na szybkie tworzenie skrojonych na miarę, funkcjonalnych oraz ustandaryzowanych aplikacji biznesowych. Te najwyższej klasy oferują również sprawne zarządzanie zmianą i możliwość wprowadzania potrzebnych, bieżących modyfikacji na dowolnym etapie dostarczania rozwiązania (nawet już po wdrożeniu produkcyjnym), z natychmiastowym rezultatem i przede wszystkim niskim kosztem. Decydując się na wdrożenie takiego rozwiązania firma zyskuje więc nie tylko potężne i funkcjonalne narzędzie do szybkiego dostarczania aplikacji do do obsługi zarządzania dokumentami i ich przepływem, ale że może je na bieżąco dostosowywać do dynamicznie zmieniających się w czasie potrzeb, co jest nieocenionym atutem dla systematycznym rozwijania działalności biznesowej w tak wymagającej erze cyfrowej.

Kategorie
Biznes
Brak komentarzy

Zostaw odpowiedź

*

*

Podobne wpisy

  • Jak fiskalizować kasę fiskalną?

    Gdy chcesz przejść z trybu szkoleniowego na tryb fiskalny, konieczne jest dokonanie fiskalizacji kasy – dotyczy to każdego przedsiębiorcy, rejestrującego w ten sposób sprzedaż. Przygotowaliśmy dla ciebie kilka pytań...
  • Dynamiczne tempo zmian technologicznych to duże wyzwanie dla firm

    Cyfrowa transformacja biznesu jest już koniecznością. Jej tempo w trakcie pandemii jest jednak tak szybkie, że część firm weszła w stan tzw. impasu cyfrowego i przestała się rozwijać ze względu na bariery technologiczne...
  • 8 rodzajów wizytówek

    1) Wizytówki handlowe : Ludzie z branży handlowej zazwyczaj noszą własne karty. Jeśli zajmujesz się tworzeniem plastikowych wizytówek, zazwyczaj są one dostarczane do Twojej konkurencji, dostawców finansistów lub usługodawców....
  • Zwolnienie pracodawcy z opłacenia nieopłaconych składek ZUS

    Czy przedsiębiorca, który do końca marca br. podlegał tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu, ponieważ był jednocześnie pracownikiem zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, mógł skorzystać ze zwolnienia z opłacania nieopłaconych składek...