15 wskazówek dla bardziej zorganizowanego biura

Gdyby zsumować cały czas spędzony na przemieszaniu papierów na zdezorganizowanym biurku, byłbyś zdziwiony, ile czasu traci się z powodu bałaganu w biurze. Podjęcie kilku prostych kroków w celu uporządkowania...

Gdyby zsumować cały czas spędzony na przemieszaniu papierów na zdezorganizowanym biurku, byłbyś zdziwiony, ile czasu traci się z powodu bałaganu w biurze. Podjęcie kilku prostych kroków w celu uporządkowania biura doprowadzi do wyraźniejszego myślenia i w rezultacie do większej wydajności. Oto 15 wskazówek, które pomogą Ci zacząć:

  1. Uporządkuj całe swoje biuro. Pozbądź się wszystkiego, czego nie używałeś lub nie dotykałeś w ciągu miesiąca, a co nie jest ważne dla celów dokumentacyjnych. Dotyczy to papierów, książek, dekoracji, a nawet mebli. Jeśli jest to coś wartościowego, oddaj to lub podaruj innemu współpracownikowi.
  2. Umieść rzeczy na właściwym miejscu. Weź wszystko, co nie jest na swoim miejscu i umieść to tam, gdzie należy.
  3. Stwórz mini „miejsca pracy”. Prawdopodobnie masz swoje główne miejsce pracy, takie jak biurko, oraz inne dodatkowe miejsca, takie jak szafka na dokumenty i miejsce na zapasy. W miarę możliwości przechowuj materiały biurowe w ich odpowiednim miejscu pracy.
  4. Oznaczaj rzeczy etykietami. Do identyfikacji różnych szuflad, półek, pojemników itp. użyj drukarki etykiet lub odręcznie wykonanych etykiet. Pomoże ci to przypomnieć, abyś odłożył rzeczy na bok i pomógł współpracownikom, którzy mogą potrzebować znaleźć coś w twojej przestrzeni.
  5. Umieść zapasy w zasięgu ręki. Rzeczy, których używasz najbardziej, powinny być najbliżej twojego biurka.
  6. Przechowuj rzeczy w sposób cyfrowy. Ciężko jest pozbyć się papieru, ale epoka cyfrowa sprawia, że przechowywanie fizycznych plików staje się coraz mniej konieczne. Przechowuj dokumenty i pliki w sposób jak najbardziej cyfrowy, a także regularnie wykonuj kopie zapasowe systemu.
  7. Stwórz folder na spotkania i pilne sprawy. W tym folderze umieść rzeczy, którymi musisz się zająć w niedalekiej przyszłości i inne zadania, które muszą być delegowane.
  8. Stwórz folder na rzeczy, które „czekają na odpowiedź”. Są to rzeczy, które wymagają od kogoś innego działania, zanim będziesz mógł pójść do przodu. Przeglądaj ten folder co kilka dni, aby zobaczyć, co możesz zaadresować.
  9. Wyczyść całą powierzchnię biurka z kurzu i brudu i odkładaj z powrotem tylko te rzeczy, których potrzebujesz do codziennego użytku.
  10. Pozbądź się stosów. Nie robią one nic poza tworzeniem kolejnych bałaganów. Za każdym razem, gdy kupka zaczyna się gromadzić, przejdź przez nią i złóż papiery tam, gdzie należą lub wyrzuć je.
  11. Sortuj pocztę. Zbyt często pozwalamy, aby koperty piętrzyły się przez tydzień, aż kupka będzie zbyt zniechęcająca, aby poradzić sobie ze wszystkimi na raz.
  12. Zaznaczamy dokumenty z „datą ważności”. Nie wszystko musi być przechowywane w nieskończoność. Daj sobie czas, kiedy każdy dokument można rozsądnie wyrzucić.
  13. Archiwizuj akta fizyczne. W przypadku plików, których fizyczne kopie należy przechowywać, należy je starannie przechowywać w skrzynkach na dokumenty.
  14. Przechowuj tylko te czasopisma, których naprawdę potrzebujesz. Używaj segregatorów do czasopism i katalogów, które chciałbyś zachować, aby nie zajmowały miejsca na biurku. Stwórz „folder do czytania” dla rzeczy, które chcesz przeczytać, a które nie wymagają twojej pilnej uwagi.
  15. Archiwizuj ukończone projekty. Przenieś wszystkie ukończone pozycje z folderu roboczego do sekcji archiwum.

Nie musisz robić tego wszystkiego na raz, ale podejmowanie małych kroków w celu lepszego zorganizowania biura doprowadzi do zwiększenia wydajności i zmniejszenia bałaganu – zarówno fizycznego, jak i psychicznego.

Więcej o organizacji swojego biura przeczytasz na http://wyposaz-biuro.pl/

Kategorie
BiznesNiezbędnik firmowy
Brak komentarzy

Zostaw odpowiedź

*

*

Podobne wpisy